5 مدل مختلف اهمال کاری که باید بشناسید - وبلاگ کوجی هامی

به گزارش وبلاگ کوجی هامی، همه افراد گاهی دچار انواع اهمال کاری می شوند. همواره چیزی مجذوب کننده تر از کاری که باید انجام دهند وجود دارد. اغلب فکر می کنیم که اهمال کاری اشکالی ندارد، زیرا مهلت انجام کار بزرگ ترین مشوقمان برای انجام دادن کار است و ما هنگامی که مهلت خاتمه کار داریم تمام سعیمان را انجام می دهیم که کار را تمام کنیم. ما حتی ممکن است هنگامی که قربانی انواع اهمال کاری می شویم با آن به صورت طنزآمیز برخورد کنیم.

اهمال کاری به معنای به تاخیر یا به تعویق انداختن یک کار فوری است و انواع اهمال کاری می توانند آسیب جدی ای به بهره وری وارد نمایند.

مطالعه ای که در سال 2015 انجام شد نشان داد که به صورت میانگین یک فرد بیش از 55 روز را در هر سال اهمال کاری نموده و 218 دقیقه را در هر روز صرف انجام کارهای غیر مهم می نماید.

ما باید با ریشه و هسته انواع اهمال کاری مبارزه کنیم و در صورتی که آگاهی بیشتری نسبت به خودمان و این عادت بد که اهمال کاری نامیده می گردد داشته باشیم می توانیم به این مهم دست پیدا کنیم. تنها پس از این می توانیم در رسیدن به اهدافمان پیروز باشیم.

در این مطلب به معرفی انواع اهمال کاری پرداخته ایم که بر اساس آن ها می توانید تشخیص دهید شما به کدام نوع مبتلا هستید؟

مدل اول: کمال گرایی

افراد کمال گرا کسانی هستند که توجه بسیار زیادی به جزئیات کوچک دارند. یک فرد کمال گرا از آغاز یک کار می ترسد زیرا نگران این موضوع است که بتواند همه جزئیات آن را درست انجام دهد. او بعلاوه به علت اینکه از حرکت کردن خیلی می ترسد در فرایند به دام می افتد حتی هنگامی که کار را آغاز نموده باشد.

توصیه به کمال گرایان

به جای اینکه اجازه بدهید وسواسی که در رابطه با جزئیات دارید کل زمان را از شما بگیرد درباره هدف کارهایتان شفاف باشید و یک محدوده زمانی برای هر کدام از کارها در نظر بگیرید تا از پس این مدل اهمال کاری بربیایید. این کار شما را مجبور می نماید متمرکز بمانید و کار خود را در همان محدوده زمانی تمام کنید.

به عنوان مثال: در صورتی که می خواهید یک گزارش بنویسید، در ابتدا در رابطه با هدفی که از نوشتن گزارش دارید شفاف باشید.

در صورتی که هدف از نوشتن گزارش ارائه تغییرات داده در طول چند ماه گذشته است سعی نکنید از جملات خیلی زیبا و کلماتی که به جزئیات ظریف مربوط می شوند بهره ببرید بلکه به جای آن بیشتر روی شکل ها و نمودارها تمرکز کنید. مطمئن باشید که هدف دست یافتنی است و احتیاجی به کار کردن روی چیزهایی که یاریی به رسیدن به هدف نمی نمایند وجود ندارد.

مدل دوم: رویا پردازی

رویاپرداز کسی است که از برنامه ریزی ایدئال بیشتر از اقدام کردن لذت می برد. رویاپردازان بسیار خلاق هستند اما به سرانجام رساندن کار برایشان سخت است.

توصیه به رویاپردازان

برای جلوگیری از اینکه این نوع اهمال کاری با تخیل بی سرانجام مانع از عمل گرایی تان گردد سعی کنید اهداف معین و قابل دستیابی برای هر روزتان مشخص کنید. یک هدف را معین نموده و آن را به کارهای کوچکی که می توانید در حال حاضر انجام دهید بشکنید. به عنوان مثال در صورتی که رویای زود بیدار شدن دارید یک هدف معین مشخص کنید به عنوان مثال: در عرض سه هفته من هر روز ساعت شش و نیم صبح بیدار می شوم.

سپس این هدف را به کارهای کوچک تر بشکنید:

• از امشب به بعد قبل از ساعت یازده شب بخوابید.
• برای زمان خوابیدنتان زنگ هشدار دهنده تنظیم کنید.
• ساعت دورهمی های محبت آمیز خود را به ساعتی زودتر منتقل کنید تا بتوانید زود بخوابید.
• برای هفته اول هر روز ساعت هفت و نیم بیدار شوید حتی در روزهای غیر کاری.
• در روزهای آخر هفته به اسختر یا دو بروید.

بعلاوه باید بازتابی از پیشرفت خود در حین کار کردن داشته باشید. ورودی و خروجی خود را برای هر کار دنبال کنید در این صورت به سادگی می توانید بگویید کدام کارها مهم و کدام یک فقط هدر دادن زمان هستند. این کار می تواند به تمرکز بر انجام کارهایی که نتایج مثبتی به همراه دارند یاری نموده و بهره وری را افزایش دهد.

مدل سوم: اجتناب کردن

افرادی که همواره نگران هستند از پذیرفتن کارهایی که فکر می نمایند نمی توانند آن ها را مدیریت نمایند می ترسند. آن ها هنگام ارتکاب اشتباه بیشتر از به تعویق افتادن کار از قضاوت دیگران می ترسند.

توصیه به اجتناب نمایندگان

البته که آنالیز کردن ایمیل ها وسوسه نماینده است اما پاسخ دادن به ایمیل ها را نخستین کار در لیست کارهایی که باید انجام دهید قرار ندهید. اغلب مواقع ایمیل ها مهم نیستند اما زمان و انرژی فکریتان را پیش از انجام هر کار دیگری می گیرند. به جای آن برای مدیریت این نوع اهمال کاری سعی کنید در ابتدا روی بدترین و سخت ترین کارها تمرکز کنید. سعی کنید صبح روی کاری که از همه سختتر است کار کنید. این کار باعث می گردد احساس کنید دستاوردی داشته اید و نیروی شتاب دهنده ای به شما می دهد که بتوانید بقیه طول روز هم اثر بخش باشید.

سعی کنید کارهایتان را به کارهای کوچک تر بشکنید. مقدار زمان و انرژی ای که برای یک کار ضروری است را بدانید و محاسبات واقع بینانه انجام دهید. به عنوان مثال به نظر می رسد یک گزارش 2000 کلمه ای به زمان و کوشش زیادی احتیاج دارد و کوشش برای انجام آن ترسناک به نظر می رسد. اما آیا راهی برای شکستن آن به قسمت های کوچک تر وجود دارد تا کمتر ترسناک به نظر برسد؟

به عنوان مثال می توانید کارهای زیر را انجام دهید:

• نوشتن مقدمه؛ حدود 100 کلمه (15 دقیقه)
• نوشتن لیست (5 دقیقه)
• نوشتن گزارش درباره شرایط مالی؛ یک نموارد با 10 کلمه که آن را توصیف نمایند (20 دقیقه)
• مورد مطالعه؛ 3 نمونه بر اساس مدل کسب و کار نو با حدود 400 کلمه برای هر کدام (حدود 40 دقیقه هر کدام)
• نتیجه گیری؛ حدود 800 کلمه (30 دقیقه)

آیا اینگونه کار ساده تر به نظر نمی رسد؟

مدل چهارم: بحران ساختن

فرد بحران ساز از روی عمد کارها را تا لحظه آخر به تعویق می اندازد. برای این مدل افراد مهلت ها (بحران ها) مجذوب کننده بوده و بر این باور هستند که هنگامی که تحت فشار باشند عملکرد بهتری دارند. همین مساله باعث می گردد مدیریت زمان ضعیفی داشته باشند.

توصیه به افراد بحران ساز

اینکه در اجبار کار را بهتر انجام می دهید فقط یک توهم است زیرا پس از آن هیچ زمان و فرصتی برای آنالیز و بازبینی کار نخواهید داشت. اگر همواره کار را تا لحظه آخر به تعویق می اندازید سعی کنید از تکنیک پومودورو بهره ببرید. این تکنیک بر کار کردن در فواصل کوتاه و متمرکز و سپس استراحتی کوتاه برای بازیابی انرژی به منظور آغاز دوباره تاکید دارد.

به عنوان مثال از یک تایمر استفاده نموده و کار پیچیده خود را به جلسات کوچک و قابل مدیریت تقسیم کنید. بین جلسات کوچک به خودتان برای بازیابی انرژی استراحت بدهید.

هنگامی که به فکرتان به صورت منظم استراحت می دهید با افزایش انرژی فکر عملکردتان بهبود پیدا خواهد نمود و در نتیجه کامل کردن سریع تر کارها به شما اجازه می دهد زمان بیشتری برای آنالیز کار و بهبود آن داشته باشید.

مدل پنجم: گرفتاری و مشغله زیاد

افرادی که دچار این مدل اهمال کاری هستند بسیار وسواسی و سخت گیر می باشند. آن ها در اولویت بندی کارهایشان مشکل دارند زیرا یا کارهای بسیار زیادی برای انجام دارند یا از کار کردن روی کاری که به نظرشان ارزش کوشششان را ندارد اجتناب می نمایند. آن ها نمی دانند چگونه کاری که برایشان برترین است را انتخاب نمایند و به سادگی هرگونه تصمیم گیری ای را به تاخیر می اندازند.

توصیه به اهمال کاران پر مشغله

شما باید هنگام مواجهه با این مدل اهمال کاری اولویت هایتان را به صورت مستقیم معین کنید. کارهای مهم باید اولویت بالاتری نسبت به کارهای فوری داشته باشند زیرا کارهای فوری الزاما مهم نیستند. شما زمان و انرژی زیادی دارید و نمی خواهید آن ها را برای کارهایی که مهم نیستند صرف کنید. هدف کارهایتان و نتایجی که از آن ها انتظار دارید را معین کنید. کارهای مهم آن هایی هستند که در دراز مدت ارزش ایجاد می نمایند.

پاسخ دادن به ایمیلی با محتوای لطفا در سریع ترین زمان ممکن به من پاسخ بده فوری به نظر می رسد، اما پیش از آنکه به این ایمیل پاسخ دهید به مقدار اهمیت آن در مقایسه با سایر کارها فکر کنید.

به عنوان مثال فکر کنید ایمیل به وسیله یک مشتری درباره پیشرفت پروژه ارسال شده است و او از شما می خواهد در سریع ترین زمان ممکن به او پاسخ دهید. در همان زمان شما کار دیگری دارید که باید مشکل پشتیبانی و آماده سازی که روی همه پروژه ای که در دستتان است تاثیر گذاشته را مدیریت کنید. کدام یک را باید اول مدیریت کنید؟

هزینه زمانی برای پاسخ دادن به ایمیل کم است اما سود آن هم خیلی پایین است زیرا تنها به درخواست یک مشتری پاسخ داده اید. برطرف مشکل پشتیبانی احتمالا به زمان بیشتری احتیاج دارد، اما ارزش بیشتری هم دارد؛ زیرا با برطرف این مشکل همه پروژه ای که در دستتان است را نجات می دهید و به کل شرکت سود می رسانید.

در سرانجام

با خواندن این مطلب و آشنایی با انواع اهمال کاری احتمالا متوجه شده اید که افراد اهمال کار باید طرز فکر خود را تغییر دهند. افراد به علت ترس کار خود را به تاخیر می اندازند. به همین علت اصلاح نگرش می تواند به متوقف کردن اهمال کاری یاری کند. به نظر می رسد تغییر فکریت کار زیادی ببرد اما با انجام کارهای کوچک در هر روز به چگونگی انجام کارها از مشخص اهداف تا شکستن کارها و ارزیابی ارزش هر کار عادت خواهید کرد.

این مطلب فقط جنبه آموزش و اطلاع رسانی دارد. پیش از استفاده از توصیه های این مطلب حتما با یک متخصص مشورت کنید. برای اطلاعات بیشتر بیانیه برطرف مسؤولیت وبلاگ کوجی هامی مگ را بخوانید.

منبع: Lifehack